IMHO правильный способ сделать общий почтовый ящик средствами Бата - это обновиться до 5-й версии и поставить свой сервер IMAP, например BatPost.
В BatPost создать ящик. Настроить POP3-сборщик почты на этот ящик (будет регулярно скачивать почту с удаленного сервера по протоколу POP3 и класть ее в локальный общий ящик). Создать в Бате5 IMAP-ящик, направив его на сервер BatPost (клиентов Бат5 на один IMAP-ящик может быть много). Отправку почты можно тоже настроить через сервер BatPost, причем даже не имея своего домена в интернет и фиксированного IP. Простого руководства как это настроить - нет, сисадмин разберется легко, а пользователю объяснять слишком много - нужны специальные знания по DNS, NAT, Firewall, SMTP Relay и т.д... Может только если разработчики TheBat напрягутся и сделают подобное руководство, т.к. создание общего ящика это вопрос популярный и может уже пора начать теснить MS Exchange?

Есть конечно старый способ - расшарить папку с почтовой базой ящика и настроить клиентов на эту папку. Я попробовал этот способ с Батом 4.2.40 - двумя клиентами одновременно ящик видно, при смене папки список писем обновляется. Однако, на корректную работу не тестировал, и будет ли устойчиво работать - не знаю, времени долго копать нет. Тем более, что сам этот способ - разработчиком не приветствуется, для этого есть вышеприведенный ПРАВИЛЬНЫЙ способ.