Справочник The Bat!

Сортировщик писем

  • Быстрое создание правил сортировки
  • Выборочное скачивание
  • Действие правила
  • Создание, редактирование и удаление правил сортировки

  • Быстрое создание правил сортировки

    В The Bat! есть возможность быстро создавать простые правила сортировки. Для этого не обязательно переходить в Сортировщик писем (Ящик -> Настройка сортировщика писем).

    Чтобы создать правило сортировки, достаточно выделить письмо из списка писем и нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F. Перед вами появится окно настройки правила:



    Быстро создать правило можно в меню Специальное -> Создать правило сортировки в главном окне программы или в контекстном меню списка писем.

    Название правила по умолчанию совпадает с адресом отправителя. Нажмите на стрелочку в правой части поля, чтобы увидеть другие варианты названия - тема письма или адрес получателя. Вы можете также задать собственное название нового правила.

    В разделе Определять по необходимо установить, при каких условиях правило будет срабатывать. Так, можно сортировать письма по Отправителю, Теме и Получателю. Если отметить несколько условий, то правило сработает, если все заданные условия будут удовлетворены.

    Далее необходимо выбрать, для каких писем правило будет применяться: входящих, отправленных, прочитанных или отвеченных писем.

    В разделе Действия нужно определить, какие действия будут применяться для писем, удовлетворяющим заданным условиям.

    Чтобы письмо перемещалось в определённую папку, отметьте действие Переместить в. Нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать папку, в которую письмо будут перемещено.

    Письмо можно также пометить флажком или парковать. Можно быстро снять пометку флажком или отменить парковку для писем, удовлетворяющим определённым одинаковым условиям, если установить соответствующие действия при создании правила.

    Чтобы назначить письму цветовую группу, включите действие Назначить Цветовую группу и из выпадающего меню выберите необходимую цветовую группу.

    Опцию Поместить правило в начало списка правил необходимо активировать в том случае, если в Сортировщике писем настроены другие правила сортировки. Проверка писем на соответствие правилам сортировки начинается сверху вниз, и чтобы правило сработало наверняка, можно поместить его на первое место в списке.

    Если активировать опцию Создать общее правило, то правило будет применяться для всех почтовых ящиков.

    Нажмите ОК, чтобы создать правило и закрыть окно Создания правила сортировки. Правило сортировки будет создано в Сортировщике писем для заданной категории писем. Правило будет активным, и, соответственно, будет автоматически срабатывать для новых писем, удовлетворяющих назначенным условиям.



    Нажмите Изменить, чтобы создать новое правило и отредактировать его в Сортировщике писем, используя расширенные возможности по настройке действий и параметров правила.

    Выберите Отменить, чтобы закрыть окно без сохранения правила.

    0  

    Выборочное скачивание

    В Сортировщике писем можно создать правила, с помощью которых The Bat! будет удалять письма непосредственно с сервера, не дожидаясь их загрузки программой. Эти правила выборочного скачивания можно использовать для борьбы с вирусами, со спамом или с любыми другими нежелательными письмами.

    Выберите соответствующий раздел в Дереве папок Сортировщика писем и создайте новое правило.

    В правой части окна появится область создания правила. Здесь нужно указать имя правила и условие срабатывания – все как при создании любого другого правила. Критерии условий для правил выборочного скачивания ограничены, поскольку часть информации о письме доступна только после его скачивания.



    Диапазон действий для этого правила ограничен тремя опциями:

    • удалить письмо с сервера – письмо будет удалено с сервера
    • пропустить письмо – письмо останется на сервере как новое, его можно будет загрузить потом
    • пропустить и отметить как прочитанное – письмо останется на сервере, но The Bat! больше не будет считать его новым

    Вы можете настроить несколько правил выборочного скачивания для борьбы со спамом и другими нежелательными письмами. Спам-сообщения практически никогда не бывают адресованы лично, поэтому если вам приходит письмо от незнакомого автора, которое к тому же не адресовано лично вам, оно с большой вероятностью является спамом. Исходя из этого, можно создать следующее правило:

    Вы можете также запретить скачивание писем по словам в их теме. Ни для кого не секрет, что если в теме письма есть слова виагра, лотерея и пр., то это наверняка спам. Изучите спам, который к вам обычно приходит, и добавьте слова, которые наиболее часто встречаются в теме письма, в запрещающее правило:

    Некоторые почтовые серверы распознают спам с помощью программы SpamAssassin и присваивают подозрительным письмам заголовки, по которым The Bat! может запретить их загрузку. Такое правило будет очень эффективно в борьбе со спамом.



    Правила выборочного скачивания можно использовать не только для борьбы со спамом. Если вы не хотите получать письма от какого-то конкретного отправителя, можно создать правило выборочного скачивания, запретив получение писем с его адреса, и т.п.

    Опция Загрузить сигнальные строки из файла позволяет взять условия для правила из готового текстового файла, а не вводить их вручную в программе. Такой файл вы можете создать в любом текстовом редакторе, отделяя каждую строку (условие) абзацем. Но если у вас уже есть черный список адресов, с которых приходит спам или вирусы, его можно добавить в правило для выборочного скачивания.


    0  

    Действие правила

    Каждое правило Сортировщика писем имеет действие или набор действий, которые будут выполнены при совпадении заданных условий.

    Наиболее распространенное действие – Переместить письмо в папку, его используют для сортировки почты от разных корреспондентов. Однако это далеко не единственное из возможных применений правил сортировки.

    Переместить письмо в папку – переместить письмо из исходной папки в указанную вами.

    Копировать письмо в папку – создать копию письма в указанной папке.

    Экспорт письма – сохранить письмо в файл. При этом можно создать новый файл или добавить текст письма к уже существующему файлу. Помимо текста, программа позволяет экспортировать заголовки письма. Можно сохранить письмо как обычный текст, как файл письма (.MSG или .EML), как Unix-ящик или как текст, разделенный запятыми (.CSV).

    Создать форматированное письмо – создать письмо на основе шаблона. Вы можете настроить The Bat! так, что при получении важного письма от определенных отправителей будет автоматически создаваться шаблон ответа, который вам нужно будет заполнить.

    Напечатать письмо – распечатать письмо. В этом же действии вы можете указать шаблон печати письма.

    Извлечь прикрепленные файлы – сохранить файлы, прикрепленные к письму, на жесткий диск. Если в папке назначения уже существует файл с таким именем, вы можете выбрать один из трех вариантов – изменить имя файла, записать его поверх существующего или не извлекать его из письма.

    Установить текст заметки – добавить к письму вашу заметку. Вы сможете просмотреть заметки, если добавите в списке писем колонку Заметки или включите опцию Рабочая область -> Автопросмотр заметок (комбинация клавиш Ctrl+Shift+I).

    Удалить письмо – переместить письмо в папку Корзина.

    Удалить письмо с сервера – удалить письмо с сервера. При этом письмо останется в программе.

    При наведении на действие Флаги откроется следующее меню:



    Пометить письмо как прочитанное – используется для входящих писем, поскольку остальные почти наверняка уже помечены как прочитанные.

    Снять пометку о прочтении – пометить письмо как новое.

    Переключить признак прочтения письма – если применить к прочитанному письму, то оно будет отображаться как новое, и наоборот.

    Пометить письмо как отвеченное - письмо получит флажок "отвечено".

    Пометить письмо как пересланное - письмо получит флажок "переслано".

    Пометить письмо как паркованное – припарковать письмо, чтобы его нельзя было случайно удалить из папки.

    Снять пометку парковки – отменить парковку письма.

    Переключить признак парковки письма – если применить к припаркованному письму, парковка будет снята, и наоборот.

    Пометить письмо флажком – добавить к письму пометку в виде красного флажка. У него нет определенного значения, вы можете использовать его по своему усмотрению.

    Снять пометку флажком – отменить установку флажка.

    Переключить флажок письма – если применить к письму с флажком, то флажок будет убран, и наоборот.

    Назначить цветовую группу – пометить письмо определенным цветом.

    Установить высокий/обычный/низкий приоритет – установить важность письма.

    В разделе Теги можно:



    Установить теги – присвоить письму выбранные вами теги.

    Добавить теги – добавить выбранные вами теги к тем, которые уже есть у письма.

    Очистить теги – удалить указанные теги письма.

    Удалить теги - удалить все теги письма.

    Добавить адрес(а) в Адресную книгу – создать в Адресной книге запись с адресом, взятым из письма. Это может быть адрес отправителя и/или получателя, а также любой из адресов в поле Копия, Скрытая копия и/или Обратный адрес. Одновременно можно добавить выбранные адреса в одну или несколько групп.

    Удалить адрес(а) из адресной книги – удалить любые из вышеуказанных адресов из Адресной книги. Кроме того, можно удалить адрес из одной или нескольких групп.

    Создать новое письмо – создать письмо на указанный вами адрес, используя шаблон. Можно использовать текст исходного письма в качестве цитаты.

    Отправить автоответ – создать ответное письмо на адрес отправителя, используя шаблон. Можно использовать текст исходного письма в качестве цитаты.

    Создать подтверждение о прочтении – создать для автора письма подтверждение прочтения, используя соответствующий шаблон.

    Переадресовать письмо – переслать исходное письмо по указанному вами адресу или адресам. Получатели будут видеть, что письмо было переслано. У вас есть возможность включить заголовки письма в текст, отправить его без приложенных файлов и/или прикрепить к тексту письма его же в формате .EML.

    Перенаправить письмо – отправить письмо в исходном виде по указанному вами адресу или адресам. Адресаты получат письмо без информации о перенаправлении. Вы можете активировать опцию Не отправлять прикрепленные файлы.

    Проиграть мелодию – воспроизводить указанный вами файл .WAV или стандартный системный звук в момент срабатывания правила. Вы можете установить временной интервал, в течение которого программе разрешено воспроизводить эту мелодию.

    Запустить внешнее действие – ввести командную строку для внешнего обработчика писем. Только для опытных пользователей.

    Напомнить позже – создать в Планировщике напоминание для этого письма. Выберите срок и дополнительные параметры напоминания. Например, можно сделать так, чтобы напоминание появилось, если письма с определенных адресов более недели остаются без ответа.

    Создать событие в планировщике – создать в Планировщике событие, которое будет происходить при срабатывании правила. Появившиеся настройки соответствуют окну Редактирования события в Планировщике.

    Расшифровка письма – расшифровать исходное письмо. Правило может игнорировать письма без подписи или с недействительной подписью. Выберите настройки сохранения расшифрованного письма – можно заменить им исходное письмо, добавить его в исходную папку или в любую другую папку, которую вы назначите. При необходимости The Bat! автоматически удалит оригинал после расшифровки. Также доступны настройки поведения программы на случай, если письмо невозможно расшифровать.

    Экспорт S/MIME подписи или сертификата – экспортировать элементы шифрования письма. Вы можете выбрать, какую информацию нужно извлечь из письма – подпись вместе с сертификатами либо только сертификаты. Также можно записать информацию о подписи в текстовый файл или в файл формата .XML.

    Установить параметры пользователя – задать собственные значения для переменных. Только для опытных пользователей.


    0  

    Создание, редактирование и удаление правил сортировки

    При обработке корреспонденции часто возникает необходимость разделить письма на категории. Это можно делать вручную, создавая отдельные папки и перетаскивая в них сообщения из Входящих, но для удобства в программе The Bat! есть возможность автоматической сортировки писем.

    Чтобы автоматически распределять письма по почтовым папкам, необходимо создать правила сортировки с помощью Сортировщика писем.

    Создание, редактирование и удаление правил сортировки

    Чтобы начать работу Сортировщика, выберите пункт меню Ящик -> Настройка сортировщика писем (комбинация клавиш Shift+Ctrl+S).

    Чтобы создать новое правило сортировки, сначала надо выбрать тип создаваемого правила: для входящих, отправленных, прочитанных, отвеченных писем или для выборочного скачивания писем с сервера. Первые четыре правила решают задачи сортировки писем, последнее – борьбы со спамом. Выделите нужный тип в левой части окна, затем выберите пункт меню Файл -> Новое правило или щелкните по иконке .

    Для примера рассмотрим создание правила для входящих писем. Если у вас есть несколько почтовых ящиков, можно выбрать, для какого из них создавать правило, либо назначить правило общим для всех ящиков. Затем укажите имя для созданного правила. Добавьте условие правила, нажав кнопку Добавить в разделе Условие, и настройте его. Добавьте действие правила, нажав кнопку Добавить в разделе Действие, и настройте его (см. рисунок).


    Например, по заданному таким образом правилу для входящих писем Ирония судьбы программа переместит письмо с адреса, содержащего lukashin ИЛИ sheveleva, в папку Ирония судьбы. Если вы хотите переместить письмо в папку, которая еще не создана, при выборе действия поставьте галочку При необходимости создавать автоматически.



    В разделе Опции вы можете произвести дополнительную настройку правила. Галочки из этого раздела можно установить в списке правил напротив каждого из них.

    Правило будет работать, только если установлена галочка Активно. При создании правила она ставится автоматически. Иногда возникает необходимость на время отключить правило для отладки работы других правил. В других случаях ее не стоит убирать.

    Использовать это правило только для ручной сортировки – если выбрана эта опция, запуск правила нужно будет производить из пункта меню Папка -> Пересортировать письма, указав параметр Только ручные. Это правило не будет использоваться для автоматической сортировки писем.

    Продолжить обработку другими правилами – если письмо соответствует условиям, указанным в правиле, The Bat! прекращает его обработку, но иногда необходимо поступить иначе. Этот параметр можно использовать в правилах, которые изменяют цветовую группу письма, пометку флажком и т.п., а затем передают письмо дальше, чтобы другое правило переместило его в какую-либо папку.

    Выполнять действия этого правила по нажатию клавиши – установив эту галочку, вы сможете назначить комбинацию клавиш для вызова правила. Эта комбинация клавиш будет альтернативным способом выполнения правила. Если вы хотите, чтобы она стала единственным способом, установите ниже галочку Правило выполняется только при нажатии горячей клавиши. Эта комбинация клавиш будет действовать на любое письмо, даже если оно не соответствует условиям правила, действие все равно будет выполнено. Если вы хотите изменить это свойство, установите галочку Проверить на соответствие условиям правила, тогда программа проверит письмо и в случае несоответствия условиям не станет выполнять действия правила.

    Существуют правила, в результате работы которых создаются исходящие письма. Вы можете указать, что будет происходить с этими письмами далее, выбрав один из трех вариантов: Отсылать созданные письма в соответствии с установками ящика, Отсылать созданные письма немедленно либо Сохранять в Исходящих.

    В разделе Статистика ведется учет работы правила: сколько раз оно было протестировано, сколько раз оно сработало, а также рассчитывается его эффективность. Вы можете использовать эту информацию для корректировки работы правил.

    В Сортировщике писем можно редактировать уже существующие правила. Для этого нужно выделить интересующее правило и изменить его условия или действия. Чтобы проверить и откорректировать созданные правила, протестируйте их. Для этого выберите письмо, на которое должно действовать правило или правила, щелкните по нему правой кнопкой и выберите пункт меню Тестировать правила.



    В появившемся окне можно указать, какие из существующих правил нужно тестировать. Сделав это, нажмите ОК. Вы увидите результат тестирования; если количество обработанных писем совпадает с количеством отсортированных, значит, правило работает.



    Правила можно использовать не только для сортировки новых писем, но и для пересортировки писем, уже распределенным по папкам. Для этого в Дереве папок щелкните правой кнопкой на папке, нуждающейся в сортировке, и выберите пункт Пересортировать письма (комбинация клавиш Ctrl+F).



    Далее выберите типы правил, которые нужно применить при пересортировке, и нажмите ОК. Правила сработают, письма переместятся в новую папку. Появится окно с результатами сортировки.



    Если какое-то из правил сортировки вы не используете, его можно удалить. Для этого просто выберите его в списке правил и нажмите клавишу Delete или щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите Удалить в появившемся меню.


    0